Whistlesafe
Mette Klingsten Advokatpartnerselskab og EQS samarbejder om at etablere og administrere din virksomheds interne whistleblowerordning – WhistleSafe.
1. Hvad er WhistleSafe?
WhistleSafe er en løsning, som med udgangspunkt i et højt it-sikkerhedsniveau og mangeårig erfaring med den juridiske behandling af indberetninger vedrørende blandt andet seksuel chikane, anden grov chikane, bedrageri og underslæb, sikrer fortrolighed, beskyttelse af personoplysninger og en grundig og effektiv screening og behandling af indberetninger.
Det første samarbejde med EQS blev etableret for mere end 15 år siden, og i den tid har Got Ethics og siden EQS været blandt Europas førende leverandører af sikker og anonym whistleblower-software, der gør det muligt for virksomhedens medarbejdere at indberette forseelser som korruption, magtmisbrug og diskrimination internt.
WhistleSafe administreres af Mette Klingsten Advokatpartnerselskabets advokater, der er specialiserede inden for ansættelsesret og databeskyttelsesret, der har erfaring etablering og administration af whistleblowerordninger, herunder den juridiske håndtering af indberetninger om grov chikane, seksuel chikane bedrageri, underslæb, bestikkelse og andre strafbare forhold på arbejdspladsen.
WhistleSafe tilbydes til både eksisterende klienter og til virksomheder, som sædvanligvis modtager advokatbistand fra andre advokatfirmaer. Både eksisterende og nye klienter er sikret en uafhængig screening og behandling af indberetninger.
2. WhistleSafe i hovedtræk
Efter den nye lov om beskyttelse af whistleblowere er alle private virksomheder med minimum 50 ansatte forpligtet til at etablere en intern whistleblowerordning. For arbejdsgivere i den private sektor, der har mellem 50-249 medarbejdere, indtræder pligten til at etablere en whistleblowerordning den 17. december 2023.
WhistleSafe udgør virksomhedens interne whistleblowerordning.
Whistlesafe består af
En dokumentpakke
En sikker og brugervenlig indberetningsplatform.
Screening og behandling af indberetninger.
En årlig erklæring til brug for virksomhedens interne og eksterne dokumentation
Dokumentpakken består af virksomhedens whistleblowerpolitik, de nødvendige tekster til virksomhedens hjemmeside eller medarbejderhåndbog og en privatlivspolitik, der sikrer, at virksomheden overholder sine forpligtelser i henhold til whistleblowerloven og det bagvedliggende direktiv.
Samtlige dokumenter og indberetningsplatformen er standardmæssigt tilgængelig på dansk og engelsk.
Yderligere sprog kan tilvælges.
Mette Klingsten Advokatpartnerselskab er virksomhedens ”single point of entry”, og vi udarbejder både dokumentpakken, sørger for opsætningen af indberetningsplatformen og screeningen og behandlingen af indberetninger. Vi modtager både indberetninger via indberetningsplatformen, telefonisk og med almindelig post.
3. Hvordan virker det?
Mette Klingsten Advokatpartnerselskab udarbejder virksomhedens whistleblowerdokumenter, og sørger for at sætte virksomhedens indberetningsplatform op. Virksomheden kan herefter linke til indberetningsplatformen, fra sin hjemmeside, intranet, eller en elektronisk medarbejderhåndbog.
Når systemet er sat op, kan whistlebloweren foretage en indberetning via indberetningsportalen, via telefon eller med post. Det står whistlebloweren frit om indberetningen skal foretages anonymt eller om vedkommende vil give sig til kende. I nogle tilfælde, vil en whistleblower gerne give sig til kende over for os, men ønsker ikke sin identitet videregivet til virksomheden. Det ønske skal respekteres.
Vi overvåger indberetningerne, og foretager indledningsvis en vurdering af, om indberetningen er omfattet af direktivet og lovens anvendelsesområde. Hvis det er tilfældet, foretager vi indledningsvis en juridisk vurdering af sagen. Såfremt indberetningen fører til en undersøgelse, tilbyder vores advokater at forestå den juridiske undersøgelse.
4. Hvorfor WhistleSafe?
WhistleSafe er blevet til på baggrund af mange års erfaring inden for håndtering af indberetninger og tilsvarende mangeårig erfaring inden for sikker og anonym whistleblower-software.
Ved at benytte WhistleSafe giver virksomheden sine medarbejdere og andre med en personlig tilknytning til virksomheden mulighed for, via en uafhængig og anonym løsning, at indberette en mistanke om fejl eller ulovligheder i virksomheden. WhistleSafe opfylder kravene i EU-direktivet om beskyttelse af whistleblowere, og dermed sikrer virksomheden sig, at den overholder kravene i direktivet og i lov om beskyttelse af whistleblowere.
EQS whistleblower-software stiller en sikker og fortrolig rapporteringskanal til rådighed. Med ISO 27001-certificeringen garanterer EQS et indberetningssystem, der opfylder alle internationale standarder for informationssikkerhedssystemer. Softwaren opfylder også nationale databeskyttelsesstandarder i overensstemmelse med kravene i EU’s whistleblowerdirektiv.
Mette Klingsten Advokatpartnerselskab er desuden en del af ELLINT, og med samarbejdspartnere i størstedelen af Europa kan vi også håndtere indberetninger, der ikke er omfattet af dansk ret. Vi har herudover en lang række nationale samarbejdspartnere, der bistår med screening og håndtering af indberetninger, der kræver behandling på tværs af specialer og fagområder.
Kontakt advokat Mette Klingsten på e-mail mk@mklaw.dk eller telefon +45 31440100 eller advokat Mads Bernstorn på mb@mklaw.dk eller telefon 31440102 for yderligere information om WhistleSafe.
Prisen for etablereingen af WhistleSafe er 9.000 kr., inkl. første års administrationsgebyr. Dertil kommer er årlig licens på 5.900 kr.* til EQS Group. Sagsbehandling i forbindelse med indberetninger, afregnes efter medgået tid.
*Prisen afhænger af antallet af ansatte i virksomheden. Den vejledende pris på 5.900 kr. gælder for virksomheder med mellem 50 og 249 ansatte.