Workation

Mange arbejdsgivere oplever en øget efterspørgsel fra medarbejdere, der ønsker at kombinere arbejdet med et kortere eller længere udlandsophold. Begrebet ”workation” beskriver dette fænomen, der måske kan være drevet af nye forventninger til arbejdslivet fra generation Z og andre, der ønsker at udnytte de muligheder, som den øgede digitalisering giver, og hvor det for mange er underordnet, hvorfra arbejdsopgaverne løses. Der er imidlertid betydelige juridiske og skattemæssige risici for både arbejdsgivere og medarbejdere ved arbejde på tværs af landegrænser, og som arbejdsgiver er det derfor afgørende, at man forholder sig til hvilke forpligtelser det medfører, hvis en medarbejder ønsker at arbejde fra udlandet.

Workation vil ofte ske på medarbejderens initiativ, men det er virksomhedens ansvar at sikre sig, at de juridiske rammer er på plads, inden medarbejderen tager sit arbejde med til udlandet.

Oftest vil der ikke være tale om en konstruktion, der er omfattet af udstationeringsregler, fordi udstationeringsreglerne som udgangspunkt kun gælder, når en medarbejder udsendes af virksomheden fra Danmark til et andet land for virksomhedens regning, under virksomhedens ledelsesret og som led i en tjenesteydelseskontrakt med en kunde eller til en koncernforbundet virksomhed. Hvis det derimod er medarbejderen selv, der ønsker at arbejde fra udlandet, falder dette normalt uden for udstationeringsreglernes anvendelsesområde. Derfor vil det ofte også være tilstrækkeligt, at der udarbejdes et tillæg til medarbejderens eksisterende ansættelseskontrakt, der regulerer rammerne for det konkrete udlandsophold, der kan suppleres med en politik om workation.

Hvilket lands regler?

Når en medarbejder midlertidigt udfører arbejde fra et andet land inden for EU/EØS er det udgangspunktet at tilknytningen til hjemlandets arbejdsretlige regulering bevares. Dette følge af Rom-konventionen, der fortsat gælder i Danmark, og af Rom I-forordningen.

Dette indebærer, at en medarbejders korte ophold i et andet EU/EØS-land, som følge af en workation, ikke nødvendigvis medfører en ændring af de gældende løn- og ansættelsesvilkår. Arbejdsgiver og medarbejder kan derfor som udgangspunkt fortsat aftale ansættelsesvilkår med udgangspunkt i dansk lovgivning.

Ønsker medarbejderen at arbejde fra en destination uden for EU, kan det ikke udelukkes, at der i det pågældende land kan være regler der gør, at medarbejderen har ret til ansættelses- og arbejdsvilkår i henhold til landets lovgivning. Af den grund kan det også være fornuftigt, at virksomheden eventuelt begrænser muligheden for workation til destinationer inden for EU.

Skat og fast driftssted

Det er vigtigt at både virksomheder og medarbejdere er opmærksomme på de skattemæssige implikationer ved arbejde i udlandet.

Skattereglerne varierer fra land til land, og arbejde udført fra et andet land kan i visse tilfælde medføre skattepligt i arbejdslandet. Dette afhænger af forhold såsom opholdets varighed, arbejdets karakter samt eventuelle dobbeltbeskatningsaftaler mellem Danmark og arbejdslandet.

Når en medarbejder midlertidigt udfører arbejde i udlandet, er der også en risiko for, at virksomheden herved anses for at have etableret et fast driftssted i arbejdslandet, hvilket kan have skattemæssige konsekvenser for virksomheden.

Et fast driftssted antages at eksistere, hvis det er indrettet til at have en vis varighed og kontinuitet. Der er ingen eksakt tidsfrist for, hvornår et fast driftssted kommer til eksistens. Med udgangspunkt i OECD-modeloverenskomsten er det i princippet muligt at tillade medarbejdere at arbejde fra et andet land i op til seks måneder i et kalenderår, uden at der etableres et fast driftssted, men der er dog en risiko for, at der i henhold til nationale regler eksisterer et fast driftssted efter en meget kortere periode.

Derfor anbefales det også, at man som virksomhed laver regler for den maksimale længde af en workation, der eksempelvis kan sættes til 30 dage i et kalenderår.

Social sikring

For at sikre, at medarbejdere, der arbejder midlertidigt i udlandet, fortsat er omfattet af dansk social sikring, skal medarbejderen ansøge om en A1-attest. Dette kan ske hos Udbetaling Danmark.

En A1-attest bekræfter, at medarbejderen er socialt sikret i Danmark, selv når arbejdet midlertidigt udføres fra et andet land. Hvis en virksomhed beskæftiger medarbejdere på workation i udlandet uden en gyldig A1-attest, risikerer virksomheden at blive opkrævet sociale sikringsbidrag i det land, hvor medarbejderen fysisk udfører arbejdet.

For virksomheder kan det medføre væsentlige økonomiske konsekvenser, hvis der aftales et dansk lønniveau med en medarbejder på workation, samtidig med at virksomheden pålægges at betale høje bidrag til social sikring i arbejdslandet. Det er derfor afgørende at undersøge de sociale sikringsforhold i det pågældende land og vurdere konsekvenserne i relation til medarbejderens lønniveau.

Arbejdstilladelse

Borgere i EU har ikke behov for en arbejdstilladelse ved arbejde i andre EU-lande. Derimod kan der i lande uden for EU være krav om, at medarbejderen har en arbejdstilladelse, hvis vedkommende ønsker at udføre sit arbejde midlertidigt fra landet. Det kan være tidskrævende og omkostningstungt for virksomheden at undersøge udenlandske nationale regler for arbejdstilladelser, og derfor kan det også være en god ide, at muligheden for workation territorialt afgrænses til at kunne finde sted inden for EU.

Arbejdsskadeforsikringer

Danske arbejdsskadeforsikringer dækker som udgangspunkt kun skader, der opstår under arbejdet eller i forbindelse med udførelse af arbejdsopgaver for virksomheden. En konkret vurdering af arbejdsstedets karakter og virksomhedens instruktionsbeføjelser vil ofte være afgørende for, om der er tale om en forsikringsberettiget arbejdsskade.

Derudover kan lokale regler i opholdslandet medføre krav om, at arbejdsgiveren skal tegne en supplerende arbejdsskadeforsikring. Nogle lande stiller særlige forsikringskrav for personer, der arbejder fra deres territorium, uanset opholdets varighed, hvilket kan have betydning for virksomhedens forpligtelser.

Det anbefales at arbejdsgivere altid undersøger de lokale lovgivningsmæssige krav i det land, hvor medarbejderen ønsker at udføre arbejde, for at sikre overholdelse af alle nødvendige forsikringsforpligtelser.

En yderligere udfordring kan opstå i relation til sondringen mellem arbejdsulykker og fritidsulykker. Ved en workation kan det være vanskeligt at fastslå, om en skade er opstået under arbejdet eller i fritiden, hvilket kan påvirke både forsikringsdækningen og placeringen af det økonomiske ansvar. Man bør derfor være særlig opmærksom på at præcisere medarbejderens arbejdsforpligtelser arbejdstid og ansvar under et ophold i udlandet.

Arbejdstid

Inden for EU reguleres arbejdstiden af EU’s arbejdstidsdirektiv, som fastsætter regler om blandt andet maksimal ugentlig arbejdstid, daglig hviletid og ugentlig hvileperiode. Disse regler kan suppleres eller skærpes af nationale lovgivninger, hvilket betyder, at en medarbejder på workation i et andet EU-land i visse tilfælde kan være underlagt det pågældende lands arbejdstidsregler.

Uden for EU findes der ingen ensartet regulering, hvilket medfører, at virksomheden er nødsaget til at foretage en konkret undersøgelse af det enkelte lands regler for arbejdstid og hviletid, da disse kan adskille sig væsentligt fra de normer, der gælder inden for EU.

En workation kan også medføre en udviskning af grænserne mellem arbejde og fritid. Hvis medarbejderen er tilgængelig uden for den normale arbejdstid, kan det rejse spørgsmål om, hvorvidt denne tilgængelighed reelt udgør arbejdstid. Hvis medarbejderen arbejder mere end det aftalte, kan det give anledning til krav om overarbejdsbetaling eller afspadsering.

ooOoo

Der er en række problemstillinger forbundet med workation, og derfor anbefales det også, at virksomheden fastsætter klare retningslinjer for, hvordan workation kan finde sted. Det er i den forbindelse særligt relevant at overveje, om der skal gælde en geografisk begrænsning, eventuelt så workation kun tillades inden for EU, og om der skal fastsættes tidsmæssige begrænsninger, så en workation for eksempel kan have en maksimal varighed på 30 dage.

Ovenstående er blot et uddrag af de opmærksomhedspunkter, som arbejdsgivere skal være opmærksom på, hvis de har medarbejder der arbejder fra udlandet. For mere information kan der rettes henvendelse til Mette Klingsten på mk@mklaw.dk eller Mads Bernstorn på mb@mklaw.dk.