Arbejdsgivere skal generelt kontrollere, at alle betingelser for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse er opfyldt. En betingelse for at få udbetalt skattefrie godtgørelser er, at arbejdsgiveren inden udbetalingen gennemfører en effektiv kontrol af alle de oplysninger, som medarbejderen giver til sin arbejdsgiver, og som er nødvendige for kontrollen af erhvervsmæssig kørsel. Konsekvensen for arbejdsgiver kan i værste fald føre til erstatningspligt over for medarbejderen. Det er med andre ord arbejdsgiveren, der får problemet, hvis skattestyrelsen ikke vil anerkende en udbetalt kørselsgodtgørelse som skattefri. Arbejdsgivere skal generelt kontrollere, at alle betingelser for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse er opfyldt. En betingelse for at få udbetalt skattefrie godtgørelser er, at arbejdsgiveren inden udbetalingen gennemfører en effektiv kontrol af alle de oplysninger, som medarbejderen giver til sin arbejdsgiver, og som er nødvendige for kontrollen af erhvervsmæssig kørsel. Konsekvensen for arbejdsgiver kan i værste fald føre til erstatningspligt over for medarbejderen. Det er med andre ord arbejdsgiveren, der får problemet, hvis skattestyrelsen ikke vil anerkende en udbetalt kørselsgodtgørelse som skattefri.
Ved en Vestre Landsretsdom trykt i U.2019.1630V har landsretten fastslået, at en arbejdsgiver kan blive erstatningspligtig over for en medarbejder i forbindelse med, at medarbejderen ikke får den skattemæssige stilling, som medarbejderen havde regnet med. Landsretten har i afgørelsen fastslået, at arbejdsgiveren bliver erstatningspligtig, når der opkræves en merskat, når de af arbejdsgiverens udbetalte skattefrie kørselsgodtgørelser ikke opfylder betingelserne for at være skattefri. Sagen drejede sig om en tidligere medarbejders krav på erstatning fra arbejdsgiveren, idet medarbejderen var blevet beskattet af de tidligere udbetalte skattefri kørselsgodtgørelser for indkomstårene 2014 og 2015. Medarbejderens kørebog, der dannede grundlag for kørselsgodtgørelserne, var behæftet med fejl, og bogholderen, der lavede udbetalingerne, havde tidligere gjort medarbejderen opmærksom på problemet. Landsretten mente, ligesom byretten, at arbejdsgiveren ikke havde udført en tilstrækkelig effektiv kontrol af de afleverede kørselsbilag, idet retten anførte, at de fejl, som medarbejderen havde begået, ville være blevet opdaget, hvis arbejdsgiveren havde udført en effektiv kontrol. Det var arbejdsgiverens manglende opfyldelse af pligten til at foretage tilstrækkelig kontrol, der var skyld i, at medarbejderen kom til at betale skat af de tidligere udbetalte kørselsgodtgørelser, og at det ikke var de få fejl, som medarbejderen havde lavet, der var skyld i skatten. Ændringen af medarbejderens skattemæssige indkomstgrundlag medførte et på tab på 82.376,44 kr. for medarbejderen som følge af merskat, da han ikke fik den skattemæssige stilling, som han havde regnet med. Det var aftalt som en del af ansættelsesvilkårene, at ”Medarbejderen sørger selv for transport i egen bil og får dette godtgjort efter statens takster”. Medarbejderen var af den opfattelse, at forudsætningen for at skulle køre i sin egen bil i arbejdsmæssig sammenhæng var, at kørselsgodtgørelserne ville være skattefri. Ansættelseskontrakten var i øvrigt en almindelig standardkontrakt, og det var fra arbejdsgiverens side forudsat, at medarbejderen udfyldte sin kørebog korrekt. Under sagen forklarede medarbejderen blandt andet, at han ikke var blevet instrueret i, hvordan han skulle udarbejde et kørselsregnskab, og at han ikke havde modtaget noget skriftligt, men i stedet brugte en app til at registrere sine kørsler og ellers indleverede en opgørelse til bogholderiet hver måned. Skattemyndighederne pålignede senere den udbetalte kørselsgodtgørelse til medarbejderens skattemæssige indkomstgrundlag og gav dog et øget befordringsfradrag, men skattemyndighedernes afgørelse førte reelt til, at medarbejderen nu skulle betale mere i skat, sammenholdt med en situation, hvor han havde fået udbetalt den skattefrie kørselsgodtgørelse, som han ellers var berettiget til i overensstemmelse med ansættelseskontraktens bestemmelse om kørselsgodtgørelse. Årsagen til, at medarbejderens indkomstgrundlag blev ændret som følge af arbejdsgiverens manglende overholdelse af reglerne, skal findes i bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse- og befordringsgodtgørelse § 2, hvoraf det blandt andet fremgår, at det er en forudsætning for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, at arbejdsgiveren fører kontrol vedrørende den erhvervsmæssige kørsel. Landsrettens afgørelse er udtryk for, at der stilles ganske høje krav om effektiv kontrol til arbejdsgivere, og dommen rejser også spørgsmålet om, hvorvidt virksomheder, der i dag tilbyder deres medarbejdere kørselsgodtgørelser, har behov for en gennemgang af ansættelsesaftalens bestemmelse herom eller personalepolitikkens procedure i forhold til for eksempel krav til kørselsbilag og udbetalingskriterier.
Læs mere hér om skattefri kørselsgodtgørelser:
En arbejdsgiver kan vælge at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til medarbejdere for erhvervsmæssig kørsel efter statens faste satser, der reguleres årligt. Se mere på www.skat.dk/satser.
Kørselsgodtgørelsen dækker medarbejderes biludgifter, som for eksempel udgifter til benzin, vedligeholdelse, vægtafgift, afskrivning, finansiering og forsikring. Både danske og udenlandske arbejdsgivere kan udbetale skattefri kørselsgodtgørelse.
Ved medarbejderens kørsel i udlandet gælder de samme regler som ved kørsel i Danmark. For det tilfælde, at en medarbejders kørsel ikke opfylder betingelserne for skattefri kørselsgodtgørelse, anses godtgørelsen for at være skattepligtig A-indkomst for medarbejderen, som i stedet kan få sædvanligt befordringsfradrag efter statens takster.
Kontakt Mette Klingsten Advokatfirma for yderligere rådgivning om afklaring af arbejdsgivers forpligtelser ved skattefri kørselsgodtgørelser.
Tak til følgende bidragsydere til hjemmeside: Steen Evald (fotografi), Stine Heilmann(fotografi), Count Pictures (video), Kunde & Co. A/S (design), WeCode A/S (kodning)
