FAQ om Coronavirus på arbejdspladsen

Nedenfor har vi samlet en række af de spørgsmål vi har fået den sidste uge i forbindelse med udbruddet af COVID-19 i Danmark. Søger du svar på et spørgsmål, der ikke fremgår nedenfor, er du velkommen til at kontakte Mette Klingsten Advokatfirma på tlf. 31440100 eller 31440102 og e-mail mk@mklaw.dk eller mb@mklaw.dk. Vi opdaterer løbede nedenstående FAQ.

1. Hjemsendelse medarbejdere

Regeringen og arbejdsmarkedets parter har den 15. marts 2020 indgået en trepartsaftale om en midlertidig lønkompensationsordning for medarbejdere, der risikerer opsigelse på grund af den ekstraordinære situation med COVID-19.  Aftalen giver virksomheder, der oplever ordrenedgang og færre kunder som følge af COVID-19 og derfor ikke kan beskæftige deres medarbejdere, ret til delvis refusion for afholdte lønudgifter i tre måneder. Virksomhederne forpligter sig til ikke at afskedige medarbejdere af økonomiske årsager i den periode, hvor de modtager kompensationen.

Aftalen gælder for lønmodtagere på alle de private virksomheder, der er ekstraordinært hårdt økonomisk ramt som følge af COVID-19 og derfor står overfor at skulle varsle afskedigelser for mindst 30 pct. af medarbejderne eller mere end 50 ansatte. I det tilfælde får virksomheden en lønkompensation fra staten på 75 pct. af de pågældende medarbejderes løn, dog maksimalt 23.000 kr. pr. måned, såfremt de undlader at varsle fyringerne. For timelønnede udgør den statslige lønkompensation 90 pct., dog maksimalt 26.000 kr. pr. måned.

Den midlertidige kompensationsordning gælder fra 9. marts til 9. juni 2020.

Den enkelte medarbejder, som virksomheden søger lønkompensation til, skal anvende ferie og/eller afspadsering på i alt fem dage i tilknytning til kompensationsperioden. Hvis medarbejderen ikke har ferie, afspadsering mv. svarende til fem dage, skal der afholdes tjenestefri uden løn eller anvendes dage fra det nye ferieår.

Såfremt virksomheden står over for at skulle afskedige mindst 30 pct. af medarbejderne, eller mindst 50 medarbejdere, anbefales det at gøre brug af hjælpepakken og dermed undgå afskedigelser. Det vil efter omstændighederne kunne have indflydelse på vurdering af, om opsigelser er saglige, at virksomheden kunne gøre brig af hjælpepakken.

Virksomhederne skal ansøge om kompensationen på Erhvervsstyrelsens virksomhedsportal virk.dk.

Læs mere om hjælpepakken på linket her.

2. Nedgang i løn

Ændringer i en funktionærs vilkår, der medfører forringelse i løn kun kan ske med det varsel, som funktionæren har krav på i tilfælde af opsigelse eller efter aftale med funktionæren. Det vil sige, at det kræver en aftale, hvis den enkelte medarbejder skal gå ned i løn. Såfremt medarbejderen er omfattet af overenskomst, kan der være begrænsninger heri i forhold til de ændringer, der kan aftales med den enkelte medarbejder.

3. Ferievarsling

Virksomheden kan vælge at varsle ferieafholdelse. På nuværende tidspunkt vil medarbejdere kun have restferie tilbage. Normalt skal restferie varsles senest 1 måned før den begynder (kortere varsel kan dog være aftalt i kontrakterne). Varslet kan fraviges, når der er tale om ”særlige omstændigheder”.

Særlige omstændigheder er upåregnelige driftsmæssige forhold (en ”mildere” form end force majeure).

For eksempel kan man sende en medarbejder på ferie uden varsel ved akut råstofmangel eller driftsforstyrrelser, der ikke kunne være forudset af virksomheden med en normal forretningsmæssig indsigt.

I en situation, hvor virksomhedens drift som sådan forstyrres på grund af risiko for coronavirus, kan de berørte medarbejdere derfor sendes på ferie uden varsel.

I den særlige situation vi i øjeblikket befinder os i, kan der således være mulighed for at varsle ferieafholdelse over for medarbejderne med øjeblikkelig virkning, hvis der ikke er noget at lave på arbejdspladsen, eller at medarbejderen umuligt kan arbejde hjemmefra.

Det kan også aftales med medarbejderen, at vedkommende holder ferie eller feriefridage eller afvikler afspadsering.

Har medarbejderen allerede planlagt ferie, fx i forbindelse med påsken, anbefales det at henholde sig til sådan aftale i det omfang, det er muligt. Er det ikke muligt at henholde sig til sådan aftale, følger det af ferielovens § 15, stk. 3, at ”Hvis væsentlige, upåregnelige driftsmæssige hensyn gør det nødvendigt, kan arbejdsgiveren ændre tidligere fastsat ferie. Lønmodtageren skal have erstattet et eventuelt økonomisk tab som følge af udskydelsen. Allerede begyndt ferie kan ikke afbrydes”.

Anvendelsen af ferielovens § 15, stk. 2 og 3 vil afhænge af en konkret vurdering, og det anbefales at tage kontakt til os, såfremt det ønskes at bringe bestemmelserne i anvendelse.

4. Opsigelse

Det er muligt at afskedige medarbejdere begrundet i virksomhedens forhold, herunder virksomhedens økonomi, og sådanne afskedigelser vil som udgangspunkt være saglige, hvis det kan dokumenteres, at virksomheden situation nødvendiggør afskedigelser. Hvis det bliver nødvendigt at afskedige en flerhed af medarbejdere, skal man være opmærksom på, at reglerne i masseafskedigelsesloven kan finde anvendelse, såfremt grænseværdierne i loven overskrides.

Muligheden for refusion bortfalder, jf. punkt 1 ovenfor, bortfalder, hvis virksomheden afskediger medarbejderne.

5. Pasning af børn

Daginstitutioner og skoler holder lukket foreløbigt to uger frem, det vil sige frem til den 30. marts 2020.

Det er medarbejderens eget ansvar at finde pasning til sit barn. Medarbejderen må derfor som udgangspunkt finde en alternativ pasningsordning, mens institutionen er lukket. Virksomheden og medarbejderen vil dog kunne aftale, at vedkommende arbejder hjemme, afspadserer, arbejder forskudt eller på deltid, holder ferie eller fri uden løn.

Der er etableret ordninger med nødpasning til børn; fx til forældre i sundhedssektoren og fødevareproduktionen

Virksomheden kan selv lave retningslinjer for om børn må komme med på arbejdspladsen. Om dette er en god idé kommer nok i høj grad an på virksomhedens indretning, og sundhedsmyndighedernes anbefalinger.

6. Transport

Det er medarbejderens ansvar at kunne møde på arbejde, og at møde til tiden. Medarbejderen skal hurtigst muligt meddele virksomheden, at vedkommende ikke kan møde til tiden og søge at løse problemet.

Som følge af regeringens anbefaling af om at begrænse brugen af offentlig transport og undgå myldretiden, er det vores anbefaling, at virksomheden, om muligt, tilrettelægger arbejdstiden således, at medarbejderen undgår at rejse i myldretiden. Det bør desuden overvejes, om der kan tilbydes hjemmearbejde, så medarbejderen undgår at skulle benytte offentlig transport.

7. Medarbejdere, der er smittet med coronavirus

Hvis en medarbejder er smittet med coronavirus, eller der er formodning herom, vil medarbejderen skulle sygemeldes. Sådan sygdom adskiller sig ikke fra anden sygdom og falder ind under de almindelige regler om sygefravær og sygeløn. Dog kan der være tale om selvforskyldt sygdom, som ikke giver ret til sygeløn, hvis medarbejderen har handlet i strid med rejsevejledningen fra Udenrigsministeriet eller i øvrigt har ageret groft uforsvarligt.

Der er fremsat et lovforslag om refusion af sygedagpenge pga. coronavirus, hvorefter virksomheden kan få refusion fra 1. sygedage. Det vil, hvis lovforslaget vedtages i sin nuværende form, være tilstrækkeligt med en tro – og loveerklæring til dokumentation af sygdommen.

Lovforslaget gælder kun for medarbejdere, der er ramt af coronavirus, og gælder således ikke for de hjemsendte, uanset om de har dårligt immunforsvar.

Følg med på www.mklaw.dk, hvor vi informerer nærmere herom, når lovforslaget er vedtaget.

8. Rejseaktivitet

Udenrigsministeriet har pr. den 13. marts 2020 inddelt verdens lande i to kategorier. Den røde kategori, der omfatter lande, hvor alle rejser frarådes og den orange kategori, hvor alle ikke-nødvendige rejser frarådes. Alle verdens lande, der ikke er omfattet af den røde kategori, er omfattet af den orange kategori. Al ikke-nødvendig rejseaktivitet frarådes derfor. Samtidig er al indrejse til Danmark ikke muligt medmindre man har et anerkendelsesværdigt formål. Dette gælder kun ikke-danske statsborgere. Udenrigsministeriets rejseanbefalinger kan løbende følges på hjemmesiden www.um.dk.

Vælger en medarbejder at rejse på ferie, bærer medarbejderen selv risikoen for, at vedkommende kan komme hjem og udføre sit arbejde. Kommer medarbejderen for sent tilbage til arbejdet, kan det derfor være relevant at trække medarbejderen i løn. Hvis medarbejderen selv vælger at rejse til et orange område og medarbejderen skal være i karantæne efter hjemkomsten, kan det også være relevant at trække i lønnen.

Forretningsrejser er arbejdsgiverens risiko, og det anbefales at forretningsrejser i videst muligt omfang aflyses eller udskydes.

9. Persondata

Har en medarbejder pådraget sig coronavirus, er medarbejderen forpligtet til selv at orientere virksomheden om smitterisikoen, hvis der er fare for, at medarbejderen har smittet kollegaer. Dette gælder også, hvis medarbejderen blot har mistanke om, at vedkommende kan være smittet, men hvor smitten ikke er konstateret endnu. I sådanne tilfælde, hvor der er risiko for, at andre medarbejdere på arbejdspladsen er blevet smittet, vil det også være nødvendigt at orientere disse medarbejdere herom.

Det databeskyttelsesretlige udgangspunkt er, at man ikke må behandle helbredsoplysninger. Behandling af sådanne oplysninger kan dog ske, hvis den smittede medarbejder har givet sit samtykke, ligesom der i henhold til databeskyttelsesforordningens § 9, stk. 2, litra i) og databeskyttelseslovens § 7, stk. 3, er mulighed for behandling af helbredsoplysninger, hvis behandling af oplysningerne er nødvendig med henblik på forebyggende sygdomsbekæmpelse. Der kan således findes hjemmel til at informere medarbejderne om et sygdomsudbrud. Efter omstændighederne, bør det dog overvejes, om det er nødvendigt at videregive sådanne oplysninger, ligesom kredsen af modtagere af informationen bør begrænses til det nødvendige.

Hvis lovforslaget om refusion fra dag 1 vedtages, vil virksomheden have grund til at registrere, at sygdommen skyldes coronavirus. Det kan i den forbindelse være fornuftigt at anvende en særlig kode i lønsystemet.

10. Selvstændige erhvervsdrivende

Et særligt spørgsmål er, om selvstændige erhvervsdrivende, der er i karantæne i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens anbefalinger, fx på grund af en ferierejse til et risikoområde, men som ikke er ramt af coronavirus, har ret til sygedagpenge.

Selvstændige erhvervsdrivende har ret til sygedagpenge fra kommunen efter to ugers sygdom, men kan dog også have tegnet en frivillig forsikring, som giver ret til sygedagpenge fra første eller tredje sygefraværsdag. Forsikringen tegnes hos Udbetaling Danmark, og det er en betingelse for optagelse i ordningen, at den selvstændige erhvervsdrivende har indtægt i sin virksomhed.

Udbetaling Danmark har endnu ikke retningslinjer for, om man som selvstændig erhvervsdrivende, vil kunne gøre brug af sygedagpengeforsikringen, i et tilfælde hvor den selvstændige erhvervsdrivende ikke er smittet med virussen, men er i karantæne. Hvis man kommer i den situation, bør man derfor kontakte sin bopælskommune, som vil afgøre, om man kan gøre brug af forsikringen.