Må man kræve paskopi fra ansøgere til ledige stillinger?

Ligebehandlingsnævnet: Det var ikke i strid med forskelsbehandlingsloven, at en klager ikke blev tilbudt en ledig stilling, fordi han nægtede at give virksomheden en kopi af sit pas. Men kan det være på kant med persondataloven?  

Hvis en virksomhed beskæftiger medarbejdere uden arbejdstilladelse, kan virksomheden blive pålagt bøder og eventuelt miste sin fasttrack-certificering. Der kan derfor være gode grunde til at sikre sig, at medarbejderne har ret til at arbejde i Danmark.

I et forsøg på at undgå bøder for beskæftigelse af medarbejdere der ikke har ret til at arbejde i Danmark, er der virksomheder, der har indført en praksis i forbindelse med ansættelse, hvorefter samtlige ansøgere, herunder også danske statsborgere, bliver bedt om at aflevere en paskopi, når de søger en stilling i virksomheden.

I en konkret sag har Ligebehandlingsnævnet taget stilling til en sådan praksis i en virksomhed, der rutinemæssigt stillede krav om kopi af pas i forbindelse med ansøgninger til ledige stillinger.

En ansøger af slovakisk oprindelse fik afslag på sin ansøgning til en stilling i virksomheden, fordi han nægtede at aflevere en kopi af sit pas. Ansøgeren klagede til Ligebehandlingsnævnet, idet han mente, at der var tale om et ulovligt ansættelseskrav, og at virksomhedens praksis var i strid med forbuddet mod forskelsbehandling på grund af etnicitet og nationalitet i forskelsbehandlingsloven.

I Ligebehandlingsnævnets afgørelse, lagde nævnet særligt vægt på, at samtlige ansøgere til ledige stillinger blev bedt om en paskopi, ligesom nævnet lagde vægt på, at virksomhedens praksis var indført i tråd med myndighedernes retningslinjer, og at formålet var at undgå at ansætte ulovlig udenlandsk arbejdskraft. Nævnet fastslog på den baggrund, at virksomheden ikke havde handlet i strid med forskelsbehandlingsloven.

Persondata

Det falder uden for Ligebehandlingsnævnets kompetence, at tage stilling til, om det at kræve paskopi af ansøgere er eller kan være i strid med persondatalovens regler.

I persondataloven – og databeskyttelsesloven, der træder i kraft den 25. maj 2018 – sondres der mellem almindelige og følsomme personoplysninger. Statsborgerskab er som begreb tæt knyttet til etnicitet og race, der er følsomme oplysninger i henhold til persondatalovens § 7 og persondataforordningens art. 9. Der gælder skærpede regler for behandling af sådanne oplysninger. Man skal derfor være påpasselig med at behandle oplysninger om etnicitet og race, når man rekrutterer nye medarbejdere.

Oplysninger om statsborgerskab er dog ikke isoleret set en følsom oplysning. Dette gælder også, når den nye databeskyttelseslov træder i kraft. Virksomheden kan derfor sagligt behandle oplysninger om ansøgeres statsborgerskab og eventuelle opholds- og arbejdstilladelse, blandt andet hvis virksomheden vil at sikre sig, at medarbejderen har ret til at arbejde i Danmark.

Det kan dog ikke anbefales, at virksomheden rutinemæssigt beder om kopi af pas fra alle ansøgere – blandt andet ud fra et betragtning om, at virksomheden kun skal behandle de data, der er nødvendige (dataminimering), jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, litra C. Derfor kan virksomheden eventuelt vente til sidste ansøgningsrunde, hvor der kun er få ansøgere tilbage, med at bede om paskopi til dokumentation af, om der er eller ikke er krav om opholds- og arbejdstilladelse.

Det bemærkes, at der gives opholds- og arbejdstilladelse på grundlag af en bestemt ansættelse hos en bestemt arbejdsgiver. Selvom en ansøger allerede måtte have opholds- og arbejdstilladelse i Danmark, vil et derfor jobskifte indebære, at der skal søges om nye tilladelser. Virksomheden skal derfor sikre sig, at der søges ny opholds- og arbejdstilladelse senest den dag medarbejderen starter i sit nye job.