Som virksomhed er det vigtigt at få planlagt ferien for medarbejderne, og det er arbejdsgiverens ansvar at sikre, at medarbejderne får holdt ferien. Ferieplanlægning består i at fordele ferie mellem medarbejdere uden at det går ud over virksomhedens drift, og samtidig i videst muligt omfang tilgodese medarbejdernes ønsker til ferieplanlægningen.
Der gælder bestemte regler for varslingen af ferie. I år kan det virke mere komplekst, da overgangen til den nye ferielov indebærer en kort ferieperiode netop denne sommer.
Planlægning og varsling af ferie
Det er arbejdsgiveren, der bestemmer, hvornår ferien skal holdes og hvilket ferieplanlægningssystem, der skal anvendes. Arbejdsgiveren fastsætter efter forhandling med medarbejderen, hvornår ferien
skal holdes, og arbejdsgiveren skal under hensyntagen til virksomhedens drift så vidt muligt imødekomme medarbejderens ønske om, hvornår ferien skal holdes, herunder medarbejderens ønske om, at hovedferien placeres i skolesommerferien, hvis medarbejderen har børn. Der er imidlertid ikke noget til hinder for, at virksomheden lader medarbejderne selv fastlægge hele eller noget af ferien. Det er blot vigtigt at sikre sig, at ferien ligger fast, så varslingsreglerne kan overholdes, hvis det bliver nødvendigt.
I henhold til ferielovens § 14 gælder der følgende varslingsregler
Efter den gældende ferielov er det muligt på forhånd at aftale at fravige ferielovens regler om, hvornår ferien skal holdes, og arbejdsgiverens frist til at varsle fastsættelse af ferien. Det kan fx være aftalt i ansættelseskontrakten, at hovedferien kun skal varsles med 1 måned. Denne regel kan benyttes denne sommer, men fleksibilitet forsvinder, når den nye ferielov træder i kraft den 1. september 2020. Efter den nye ferielov bliver de generelle aftaler om fravigelse af varslingsreglerne ugyldige. Det vil dog fortsat være muligt at fravige bestemmelserne i konkrete og aktuelle situationer, fx i forbindelse med indgåelsen af en fratrædelsesaftale.
”Helt Særlige Omstændigheder”
I helt særlige tilfælde, der er fastsat i ferielovens § 15, stk. 2 (og videreført i den nye ferielovs § 9, stk. 2) gælder en regel, hvorefter arbejdsgiveren kan fravige i de almindelige varslingsregler i tilfælde, hvor ”særlige omstændigheder” hindrer arbejdsgiveren i at iagttage varslingsreglerne. Vi kan henvise til vores nyhedsbrev herom https://mklaw.dk/varsling-af-ferie-i-forbindelse-med-covid-19/.
Covid-19 regler
I forbindelse med covid-19 blev der også fastsat regler, der indebærer, at arbejdsgiver havde lov til at udskyde en medarbejders ferie. Loven er et midlertidigt initiativ som følge af covid-19, og gælder derfor kun ferie, der er optjent efter den gældende ferielov til brug i ferieåret 2019/2020 og det korte ferieår fra 1. maj 2020 til 31. august 2020. Det vil sige, at ferie, der skulle have været afholdt i ferieåret 2019/2020, kunne udskydes til afholdelse i det forkortede fra 1. maj 2020 til 31. august 2020, og at ferie, der skal afholdes i det forkortede ferieår, kan udskydes til afholdelse i efterfølgende ferieafholdelsesperiode, dvs. fra 1. september 2020 til 31. december 2021. Det er et krav væsentlige og upåregnelige driftsmæssige hensyn i forbindelse med covid-19 medfører, at ferien ikke kan afholdes.
Hvor længe skal ferien vare
Medarbejderen har som udgangspunkt krav på at holde mindst 15 dages (3 uger) sommerferie i
sammenhæng i perioden 1. maj til 30. september (hovedferien), jf. ferielovens § 14, stk. 1. Det er dog muligt konkret at aftale, at den sammenhængende hovedferie begrænses til 10 dage (2 uger).
Restferie skal som hovedregel holdes i sammenhæng af mindst fem dages (1 uges) varighed. Såfremt driftsmæssige hensyn gør det ønskeligt, kan de øvrige feriedage dog gives som enkeltdage.
Ferien holdes i udgangspunktet i hele dage og skal som hovedregel holdes på samme måde, som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt. Det vil sige, at hvis medarbejderen fx er ansat til at arbejde to dage om ugen, så skal de arbejdsfrie tre dage indgå og tælle med i en ferieuge, således at ferieugen afspejler arbejdsugen.
Det korte ferieår
Den 1. maj gik vi ind i det korte ferieår, der strækker sig frem til den 31. august 2020. Det korte ferieår fungerer som en overgang til den nye ferielov med samtidighedsferie, der træder i kraft 1. september 2020. I perioden med det korte ferieår har medarbejderen som udgangspunkt ret til at holde 16,67 feriedage, svarende til lidt over 3 ugers samlet ferie. Hvis medarbejderen ikke afholder de 16,67 feriedage, vil de resterende dage blive overført til den nye ferieordning. Det er muligt at afvikle sommerferien i det korte ferieår helt frem til 30. september 2020, selvom der træder ny ferielov i kraft den 1. september 2020.
Optjening af ferie i den nye ferielov
Med den nye ferielov indføres samtidighedsferie, hvilket betyder, at ferie kan afholdes i takt med, at ferien optjenes. Når den nye ferielov er trådt fuldt i kraft 1. september 2020, begynder medarbejderen at optjene 2,08 feriedage pr. måned, der kan afholdes samtidig med, at den optjenes.
Ferien optjenes løbende i ferieåret fra den 1. september til den 31. august året efter (12 måneder). Det betyder for eksempel, at den ferie, der optjenes i september måned, allerede kan afholdes i oktober måned samme år. Lønmodtageren har dog mulighed for at afholde ferien i yderligere 4 måneder, så der er 16 måneder til at afholde ferien i (ferieafholdelsesperioden), det vil sige indtil 31. december.
Optjeningsprincipperne i den nye ferielov indebærer blandt andet, at nye medarbejdere på arbejdsmarkedet ikke skal vente i op til 16 måneder – som tilfældet er med den eksisterende ferielov – på at have ret til ferie med løn.
Afholdelse af betalt ferie på forskud
Da samtidighedsferien betyder, at ferien fremover optjenes i ferieåret, der i medfør af den nye ferielov løber fra den 1. september til 31. august året efter, og afholdes i samme periode, vil medarbejderen ikke længere starte ferieåret med 25 dages ferie, således som det er tilfældet efter de nuværende ferieregler, hvis man har været ansat i hele det forudgående kalenderår. Der kan derfor opstå et behov for at aftale forskudsferie, således at medarbejderen efterfølgende optjener den allerede afholdte ferie. Arbejdsgiveren er dog ikke forpligtet til at efterkomme et ønske om forskudsferie. Vi anbefaler, at virksomheden udarbejder en feriepolitik, der regulerer emnet, herunder hvor meget ferie, der må afholdes på forskud.
Overførsel af ferie fra ét ferieår til det næste ferieår
Medarbejdere har ikke krav på at overføre ferie. Overførsel af ferie kræver at virksomheden og medarbejderen aftaler at overføre ferie, men hverken arbejdsgiveren eller medarbejderen kan kræve, at der sker overførsel af ferie. Aftales der overførsel ferie, skal aftalen om dette være indgået senest den 30. september efter ferieårets udløb. Aftalen skal være indgået skriftligt.
Det er kun ferie ud over 20 feriedage kan overføres.
Der gælder tilsvarende regler om overførsel af ferie efter den nye ferielov, dog således at medarbejderen og arbejdsgiveren skriftligt skal indgå aftale herom senest den 31. december i ferieafholdelsesperioden. Arbejdsgiver skal herefter senest den 31. december i ferieafholdelsesperioden meddele FerieKonto eller den, der skal udbetale feriebetalingen, at ferien overføres.
Overgangsperiode og indefrysning
I overgangsperioden, der startede den 1. januar 2019, optjener medarbejderen fortsat ferie efter den gældende ferielov. I løbet af de første otte måneder fra 1. januar 2019 til 31. august 2019 optjente medarbejderne 16,67 feriedage. Det er disse optjente feriedage der skal afvikles i perioden fra 1. maj 2020 til 31. august 2020.
Frem til den nye ferielovs ikrafttræden den 1. september 2020, bliver den ferie der optjenes i den igangværende overgangsperiode, fra den 1. september 2019 til den 31. august 2020, ”indefrosset”. Du kan læse med om indefrysningsperioden i forbindelse med overgang til ny ferielov her.
Udbetaling af ferie
Ferien kan i visse tilfælde udbetales i forbindelse med feriehindring. Det gælder, hvis medarbejderen ikke har kunnet holde ferie på grund af sygdom, graviditets, barsels- og forældreorlov mv. I disse tilfælde kan medarbejderen kræve at få feriegodtgørelse svarende til hovedferien udbetalt efter 30. september. Alternativt kan medarbejderen vælge at holde hovedferien senere.
Hvis medarbejderen er forhindret i at holde ferie på grund af sygdom eller lignende op til ferieårets udløb den 30. april, kan den resterende ferie udbetales efter 30. april.
Efter reglerne i den nye ferielov, er der blandt andet adgang til at aftale, at optjent ferie med løn og ferietillæg ud over 4 uger udbetales før ferieafholdelsesperiodens udløb. Sådan aftale kan først indgås efter ferieårets udløb den 31. august.
Herudover skal arbejdsgiveren efter ferieafholdelsesperiodens udløb den 31. december udbetale optjent ferie med løn og ferietillæg ud over 4 uger, såfremt medarbejderen har været ansat hos arbejdsgiveren på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden.
Ved feriehindringer der skyldes sygdom eller orlov efter barselsloven, kan feriebetalingen udbetales til medarbejderen hvis feriehindringen fortsat består frem til udgangen af den følgende ferieafholdelsesperiode.
Uafviklede feriedage
Arbejdsgivere skal senest 15. november hvert år indberette og indbetale ikke-udbetalte feriepenge til Arbejdsmarkedets Feriefond (indbetaling skal i visse tilfælde ske til en anden fond).
Hvis der er medarbejdere, der stadig er ansat, men ikke har holdt al ferie og hvor der der samtidig ikke er indgået rettidig, skriftlig aftale om overførsel eller udbetaling af feriedagene (hvis der fx har foreligget en feriehindring) skal de ikke afholdte feriedage opgøres. Beløbet udgør feriedagene omregnet til kroner og øre.
Arbejdsgiveren skal opgøre de feriedage, medarbejdere ikke har afholdt, og beregne den dertil svarende løn og ferietillæg. Dette beløb skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond. Beløbet skal indbetales selvom virksomheden har udbetalt løn til den pågældende medarbejder.
Det er vigtigt, at virksomheden har procedurer omkring lønadministration, der tager højde for ferieregnskabet for månedslønnede medarbejdere, som fortsat er i beskæftigelse i virksomheden, og som har ferie med løn, også skal gøres op. Det er arbejdsgiverens ansvar for at føre ferieregnskabet
på grund af forældelsesregler samt ferielovens regler om opkrævning af morarenter er det vigtigt, at virksomhed opgør og indbetaler beløb for sent til Arbejdsmarkedets Feriefond, eller laver en 0-opgørelse, såfremt der er ikke er uafviklede feriedage.
Feriefridage
Den”6. ferieuge” eller feriefridage, er ikke en del af ferieloven. Det er forskelligt fra virksomhed, hvorledes feriefridage og den ”6. ferieuge” optjenes. Hvis virksomheden er omfattet af en kollektiv overenskomst vil reglerne om 6. ferieuge” eller feriefridage være fastsat deri.
I tilfælde hvor virksomheden ikke er omfattet af kollektiv overenskomst, bør virksomhedens regler for optjening og afholdelse af feriefridage være beskrevet i en feriepolitik, herunder bør der tages stilling i optjening og afholdelse heraf i det korte ferieår fra 1. maj 2020 til 31. august 2020.
Feriepolitik
Mange virksomheder har udarbejdet feriepolitikker. Sådanne feriepolitikker bør revideres i forbindelse med overgangen til og ikrafttrædelsen af den nye ferielov.
I feriepolitikken kan virksomheden for eksempel inkludere, om der er perioder med ferielukning, om medarbejderne kan aftale afholdelse af ferie på forskud, og principper for optjening og afholdelse af eventuelle ferieregler. Herudover bør feriepolitikken indeholde en beskrivelse af de generelle regler om optjening og afholdelse af ferie, overførsel og udbetaling af ferie mv. Det kan også være fornuftigt at have regler om, at ferie efter ferieloven skal afvikles før feriefridage osv.
Mette Klingsten Advokatfirma rådgiver om den nye ferielov, anvendelige principper i forhold til optjening og afholdelsen af feriefridage og bistår med udarbejdelse af feriepolitikker.
Tak til følgende bidragsydere til hjemmeside: Steen Evald (fotografi), Stine Heilmann(fotografi), Count Pictures (video), Kunde & Co. A/S (design), WeCode A/S (kodning)
