Varsling af ferie

Ved ferieplanlægningen skal arbejdsgiveren så vidt muligt imødekomme medarbejderens ønske om, hvornår ferien skal holdes, herunder skal arbejdsgiveren – under hensyn til virksomhedens drift – om muligt imødekomme medarbejdernes ønske on at kunne holde hovedferien i skolesommerferien, hvis medarbejderen har børn. Det er dog i sidste ende arbejdsgiveren der bestemmer, hvornår ferien skal holdes, hvis parterne ikke bliver enige.

I langt de fleste tilfælde aftaler virksomheden og medarbejderne, hvordan ferien skal placeres. Det er en god idé at lægge ferieplanerne nu, uanset den usikkerhed, der fortsat om genåbning efter Covid-19.

Medarbejderne skal have mulighed for at komme med deres ferieønsker, og virksomheden skal forsøge at imødekomme disse ønsker, medmindre det giver driftsmæssige problemer. Der skal særligt tages hensyn til, at medarbejdere med skolesøgende børn kan holde sommerferie sammen med børnene. Kan parterne ikke nå til enighed om placering af ferien fx fordi feriekalenderen ikke kan gå op, er det arbejdsgiveren, der afgør, hvornår ferien skal placeres under hensyntagen til virksomhedens drift og nedenstående regler.

Kan arbejdsgiveren og medarbejderen ikke kan blive enige, er det i sidste ende arbejdsgiveren, der inden for ferielovens rammer afgør, hvornår medarbejderne kan holde ferie. Arbejdsgiveren kan i så fald placere ferien med de varsler, som følger af ferieloven:

• Hovedferie skal varsles med mindst 3 måneders varsel, og
• restferie skal varsles med mindst 1 måneds varsel.

En særlig problemstilling i forhold til den nye ferielov er, om arbejdsgiveren kan varsle ferien, selvom den ikke er optjent endnu. Dette er muligt, hvis blot ferien forventes optjent, før den skal holdes. I henhold til den gamle ferielov kunne det aftales, at varslerne på henholdsvis 3 måneder og 1 måned på forhånd kunne fraviges ved aftale fx i en ansættelseskontrakt. Dette er ikke længere lovligt.

Da medarbejderen har ret til at afholde mindst 4 af de 5 ugers ferie i ferieåret fra 1. september til 31. august, kan arbejdsgiveren ikke varsle 3 ugers hovedferie afholdt i september, hvilket var tilfældet efter den tidligere gældende ferielov. Afholdelse af 3 ugers hovedferie i september kan kun ske efter aftale med medarbejderen.

Arbejdsgiveren kan kun kræve ferie afholdt, hvis medarbejderen enten har ret til feriegodtgørelse fra en tidligere arbejdsplads eller har optjent ret til betalt ferie fra den aktuelle arbejdsgiver eller vil have optjent ferien på det tidspunkt, hvor ferien skal holdes.

Hvis medarbejderen ikke har optjent ret til 5 ugers betalt ferie, har medarbejderen ret til at supplere op til 5 ugers ferie ved selv at betale resten, men arbejdsgiveren kan ikke kræve, at medarbejderen holder suppleringsferie for egen regning.

Hvis en virksomhed holder ferielukket fx i uge 28, 29 og 30, kan arbejdsgiveren kræve, at medarbejderne holder ferie under ferielukningen, uanset om medarbejderne har optjent nok betalt ferie til ferielukningen. Der skal være tale om en kollektiv ferielukning på virksomheden.

Arbejdsgiveren skal dog så vidt muligt sørge for at reservere medarbejdernes ferie til ferielukningen. Hvis virksomheden fx holder ferielukket i de tre nævnte uger i juli måned, skal arbejdsgiveren sørge for at reservere 15 feriedage til ferielukningen.

Hvis arbejdsgiveren ikke sørger for at reservere feriedage til ferielukningen, kan virksomheden risikere at skulle betale løn under ferielukningen eller give ferie på forskud.

Opsagte medarbejdere

Når en medarbejder opsiges, opstår der spørgsmål om, hvor meget af ferien, der kan varsles afholdt i opsigelsesperioden. Her er udgangspunktet, at hovedferie skal varsles med 3 måneder og restferie med 1 måned og at både varslet og ferien skal kunne rummes i opsigelsesvarslet. Det følger dog også af ferieloven, at medarbejderen har ret til at holde 15 af de 25 feriedage (hovedferien) samlet i perioden fra 1. maj til 30. september. Når medarbejdere opsiges, skal arbejdsgiveren derfor også sørge for, at medarbejderen fortsat kan nå at optjene nok ferie til at holde 3 ugers samlet ferie i ferieperioden.

Eksempel: En medarbejder har i henhold til funktionærloven et opsigelsesvarsel på 5 måneder til fratræden 31. maj 2021. Medarbejderen har ved sin fratræden optjent 18,72 feriedage og har ikke holdt ferie forud for opsigelsen. Af de 18,72 feriedage kan de 2,08 dage, der optjenes i maj 2021 ikke varsles til afholdelse. Der er således 16,64 feriedage, som kan være relevante.

Da opsigelsesperioden (i) er over 3 måneder, (ii) går ind over hovedferieperioden og (iii) da medarbejderen har optjent mere end 15 feriedage, kan arbejdsgiveren varsle både restferie og hovedferie. Arbejdsgiveren vil således kunne varsle 15 dage af de 16,64 dage som hovedferie. Af de resterende 1,64 dag kan arbejdsgiveren varsle 1 feriedag til afholdelse som restferie.

Hvis medarbejderen i samme eksempel har holdt 5 dages ferie inden opsigelsestidspunktet, og således har 13,72 feriedage til gode på opsigelsestidspunktet, vil arbejdsgiveren derimod ikke kunne varsle hovedferie, da medarbejderen i så fald ikke vil kunne holde 15 dages hovedferie i sammenhæng.

Det bemærkes, at arbejdsmarkedets parter og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) er nået den fælles forståelse, at de første 10 feriedage, der optjenes i ferieåret, er restferie, men at ikke alle fagforbund er enige heri.

Optjeningsrækkefølgen er kun relevant, hvis opsigelses- og/eller fritstillingsperioden ikke går ind over hovedferieperioden (1. maj til 30. september), og arbejdsgiveren derfor skal sørge for, at ”reservere” 15 dage af medarbejderens ferie til denne periode. Optjeningsrækkefølgen er derimod ikke relevant, når opsigelses- og/eller fritstillingsperioden går ind over hovedferieperioden, og medarbejderen har optjent mere end 15 feriedage, da arbejdsgiveren i så fald kan varsle hele eller en del af hovedferien til afholdelse, forudsat at medarbejderens opsigelsesvarsel er længere end 3 måneder. I en sådan situation, er det derfor ikke relevant, om de første 10 feriedage, der er optjent i ferieåret, skal anses for restferie eller hovedferie.