Folketinget har vedtaget nye regler om arbejdstidsregistrering

Folketinget har den 23. januar 2024 vedtaget nye regler om arbejdstidsregistrering. Reglerne træder i kraft den 1. juli 2024, og indfører som noget nyt en pligt for alle arbejdsgivere til at implementere et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, hvor medarbejderne kan registrere deres daglige arbejdstid.    

Baggrunden for loven 

Reglerne er en direkte konsekvens af EU-domstolens dom af 14. maj 2019 (C-55/18, Deutsche Bank), som fastslår, at medlemsstaterne skal sikre, at alle arbejdsgivere anvender et objektivt, pålideligt og tilgængeligt tidsregistreringssystem til at måle hver enkelt medarbejders daglige arbejdstid. Dette på trods af, at en sådan forpligtelse ikke følger af arbejdstidsdirektivet. 

En sådan registreringsforpligtelse har ikke tidligere været gældende i Danmark, og derfor var det nødvendigt at ændre arbejdstidsdirektivgennemførelseslovens (arbejdstidsloven) for at bringe dansk ret i overensstemmelse med EU-domstolens praksis. 

Registrering af arbejdstid 

Formålet med lovændringen er at sikre overholdelse af reglerne om daglig og ugentlig hviletid i arbejdsmiljøloven §§ 50-51 samt maksimal ugentlig arbejdstid i arbejdstidslovens § 4. 

I henhold til arbejdsmiljølovens § 50 har alle medarbejdere ret til en daglig hvileperiode på 11 timer (11-timers reglen). Det vil sige, at der som minimum skal gå 11 timer, fra en medarbejder afslutter sin arbejdsdag og til medarbejderen starter den næste arbejdsdag. Det følger herudover af arbejdsmiljølovens § 51, at alle medarbejdere har ret til minimum ét ugentligt fridøgn. Det ugentlige fridøgn kan i princippet placeres på alle ugens dage, men det ugentlige fridøgn skal dog placeres i forlængelse af en hvileperiode på 11-timer, så medarbejderen i alt har en samlet hvileperiode på mindst 35 timer. 

I henhold til arbejdstidslovens § 4 må arbejdstiden højest være 48 timer i gennemsnit pr. uge set over en periode på fire måneder (48-timersreglen). Den ugentlige arbejdstid må således gerne være højere i nogle uger, så længe der kompenseres med kortere arbejdstid i andre uger. 

Der er ifølge de nye regler om arbejdstidsregistrering metodefrihed i forhold til, hvordan den enkelte arbejdsgiver vælger at implementere et arbejdstidsregistreringssystem. Det kan således både ske analogt eller digitalt via for eksempel et it-system eller en app.  

Det er ikke et krav at registrere arbejdstidens start- og sluttidspunkt. Det er alene et krav at registrere den samlede daglige arbejdstid. Det fremgår af Beskæftigelsesministeriets svar på et spørgsmål, at hvis en medarbejder for eksempel arbejder fra kl. 9.00 til 14.00 og senere samme dag igen fra kl. 21.00 til 23.30, så skal der registres 7,5 timer den dag, og at tidspunktet for arbejdstidens placering skal derfor ikke (nødvendigvis) fremgå. Dette ændrer dog ikke på, at medarbejderen skal have 11 timers hvile mellem to arbejdsdage, og at arbejdsgiveren derfor bør fastsætte rammer for arbejdstidens placering.    

Tilsvarende har Beskæftigelsesministeriet oplyst i et svar, at det vil udgøre tilstrækkelig opfyldelse af registreringskravet at implementere et system, hvor der kun registreres den arbejdstid, der fraviger fra den normale daglige arbejdstid.  

Den enkelte medarbejder skal have adgang til at tilgå sine egne registreringsoplysninger under hele sin ansættelse for at sikre, at medarbejderen kan gøre eventuelle godtgørelseskrav gældende. Derudover skal arbejdsgiveren opbevare oplysningerne i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. 

Undtagelse for selvtilrettelæggere 

Der er indsat en snæver mulighed for at undtage visse medarbejdere (”selvtilrettelæggere”) fra registreringspligten og fra reglerne i arbejdstidsloven om pauser, 48-timersreglen og reglerne om natarbejde. Betingelserne herfor er, at arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke kan måles og/eller fastsættes på forhånd, eller hvis medarbejderen selv kan fastsætte arbejdstiden, fordi der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger eller har ledelsesmæssige beføjelser. Selvtilrettelæggerbegrebet er herudover ikke nærmere defineret i hverken loven eller lovforarbejderne. 

Det følger dog af arbejdstidsdirektivets tilsvarende undtagelsesbestemmelse i artikel 17, at der kan være tale om medarbejdere med ledelsesfunktioner eller andre medarbejdere, der har beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger, arbejdende familiemedlemmer, eller medarbejdere, hvis arbejde knytter sig til kirkers og trossamfunds religiøse handlinger.    

Kommissionen har i sin fortolkningsmeddelelse anført, at undtagelsen skal fortolkes snævert og ikke kan finde anvendelse på en hel kategori af medarbejdere. Det må derfor bero på en konkret vurdering, om en medarbejder opfylder kravene til at være selvtilrettelægger.  

Såfremt det vurderes, at en medarbejder er selvtilrettelægger, skal dette fremgå af ansættelseskontrakten. 

Mulighed for at fravige kravet om en maksimal ugentlig arbejdstid (”opt-out”) 

Det følger som nævnt af arbejdstidsloven, at medarbejdere ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen beregnet som et gennemsnit over fire måneder. 

De nye regler indfører dog en mulighed for at fravige reglen om maksimal ugentlig arbejdstid for overenskomstdækkede medarbejdere, som udfører samfundskritiske arbejdsfunktioner på rådighedsvagter (”opt-out”). 

Sådanne samfundskritiske funktioner omfatter bl.a. offshore-arbejde, vagt- overvågnings- og døgnaktiviteter, og aktiviteter der er kendetegnet ved nødvendigheden af at sikre kontinuerlige ydelser eller vedvarende produktion, f.eks. når der er tale om presse, radio, fjernsyn, filmproduktion, postvæsen og telekommunikation, ambulancetjeneste, brandvæsen og civilbeskyttelse. 

Udgangspunktet for fravigelse af reglen om maksimal ugentlig arbejdstid er, at arbejdstiden kan udvides til gennemsnitligt 60 timer om ugen beregnet over en referenceperiode på fire måneder. Der kan dog aftales en længere referenceperiode i den pågældende overenskomst eller lokalaftale. 

Derudover kan overenskomstparterne aftale, at den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid kan overstige 60 timer om ugen, hvis de øvrige betingelser er opfyldt. 

Anvendelse af fravigemuligheden forudsætter, at en sådan aftale er indgået af de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter. Det beror på en konkret vurdering, hvem der udgør de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter på et givent område. 

Endelig er det en betingelse for indgåelse af en individuel fravigelsesaftale, at medarbejderen giver sit samtykke hertil. Medarbejderen kan endvidere til enhver tid trække sit samtykke tilbage med et rimeligt varsel. 

Kontrol og sanktionering 

Arbejdstidsdirektivet indeholder ingen bestemmelser om sanktionering, men overlader det derimod til medlemsstaterne at træffe de nødvendige foranstaltninger. 

Det er Arbejdstilsynet, der fører tilsyn med arbejdsmiljølovens bestemmelser. Overtrædelse af arbejdsmiljølovens bestemmelser er strafsanktioneret i arbejdsmiljølovens kapitel 15. Overtrædelse af lovens regler om daglige og ugentlige hvileperioder kan som hidtil straffes med bøde eller fængsel indtil 1 år, jf. arbejdsmiljølovens § 82, stk. 1, nr. 2. 

I forhold til arbejdstidsloven følger det af retspraksis, at medarbejderen kan tilkendes en godtgørelse for overtrædelse af 48-timersreglen i arbejdstidsloven. Der kan i den forbindelse bl.a. henvises til U.2018.763 H, hvor medarbejderen blev tilkendt en godtgørelse på 50.000 kr. for at have arbejdet mere end 48 timer ugentligt i gennemsnit over fire år.  

Derudover indebærer de nye ændringer, at arbejdsgiveren skal give Arbejdstilsynet adgang til de registrerede oplysninger for så vidt angår aftaler om fravigelse af 48-timersreglen. Arbejdstilsynet kan som led i opgaven med at påse overholdelsen af arbejdsmiljølovgivningen forbyde eller begrænse medarbejdernes mulighed for at arbejde over 48 timer om ugen i gennemsnit, jf. arbejdstidslovens § 4 b, stk. 4, nr. 2. Arbejdsgiveren skal endvidere efter anmodning give Arbejdstilsynet oplysninger om de aftaler, der er indgået i overensstemmelse med § 4 a, stk. 1, jf. arbejdstidslovens § 4 b, stk. 4, nr. 3. 

Anbefaling 

Vi anbefaler, at der udarbejdes en politik for arbejdstidsregistrering som kan indgå i medarbejderhåndbogen, samt et internt notat til HR-funktionen og ledelsen om, hvilke stillinger der er selvtilrettelæggere, og som dermed kan undtages registreringspligten mv. 

Det er desuden et krav, at der udarbejdes et tillæg til ansættelseskontrakten, hvoraf det fremgår, at den pågældende medarbejder er selvtilrettelægger, og er undtaget reglerne.  

Idet der er tale om nye regler, er det også vores anbefaling, at medarbejderne på et orienteringsmøde informeres om tidsregistreringspolitikken, samt om reglerne for hviletid og fridøgn. 

Endelig er der vigtigt, at der tages højde for de nye regler i databeskyttelsespolitikkerne, herunder at medarbejderne orienteres om behandlingen af deres arbejdstid, ligesom der i de interne procedurer for behandling af personoplysninger skal tages højde for, at medarbejdernes arbejdstid registreres.   

Du er velkommen til at kontakte Mette Klingsten Advokatfirma for yderligere information om de nye regler.