NemID kan forenkle HR-afdelingens arbejdsgange

I ”gamle dage” blev ansættelseskontrakter og andre dokumenter underskrevet ved, at medarbejder og arbejdsgiver satte deres underskrift på et papir. Det er stadig det mest sædvanlige og det er almindeligvis dokumentation for, at personen er den, som personen udgiver sig for at være.

Når kommunikation flytter sig fra den fysiske verden til den digitale, er det nødvendigt med nye metoder. I stedet for en fysisk signatur må der skrives under digitalt. En digital signatur er en elektronisk underskrift. Den sikrer på samme måde som ved den fysiske signatur, at en person er den, som personen giver sig ud for at være, når personen underskriver i forbindelse med elektronisk kommunikation.

En digital signatur er altså en fuldgod erstatning for pen og blæk, og med infrastrukturen bag NemID kan man sikre identiteten af de enkelte underskrivere, på samme måde, som man kender fra netbank.

Krav til underskriften

Den, der mener at have indgået en aftale, skal kunne bevise, at den anden part har udtrykt sin vilje om, at ville være bundet af aftalen. Såfremt der er tale om en byrdefuld eller en værdifuld aftale vil kravene til beviset for, at der er indgået en aftale være særligt stor.

Der ikke er formkrav til, hvorledes en aftale skal indgås. En aftale kan derfor både være skriftlig, mundtlig eller stiltiende – og altså også digital.

Det fremgår af en betænkning fra Justitsministeriet, at en ”(…) digital signatur i almindelighed må sidestilles med en almindelig papirbaseret underskrift (…)”. Domstolene vil således anerkende digitale signaturer.

HR-afdelingens dokumenter

Ved indgåelse af ansættelsesaftaler skal oplysninger om ansættelsesvilkårene gives skriftligt til medarbejderne i en formel ansættelseskontrakt, der er underskrevet af begge parter (hvilket anbefales i de fleste tilfælde), et ansættelsesbrev (en af arbejdsgiveren ensidig bekræftelse af ansættelsen) eller et eller flere andre dokumenter.

Ansættelsesbeviser kan gives elektronisk til medarbejderne og senere ændringer til dette kan meddeles som elektroniske opdateringer, fx per e-mail – forudsat, at det er en naturlig kommunikationsform i virksomheden og i forhold til den enkelte medarbejder.

Digitale underskrifter på ansættelseskontrakter, bonusaftaler og andre medarbejderrelaterede dokumenter kan på denne måde være med til at effektivere arbejdsgangene i HR-afdelingen. De dokumenter, der før skulle printes, underskrives og scannes ind igen, kan med en digital signatur underskrives direkte i sin digitale form.

For nogle virksomheder er de digitale signaturer også blevet startskuddet til elektronisk arkivering af alle personalejuridiske dokumenter.

I samarbejde med en ekstern partner kan vi bistå med at etablere et system med digitale underskrifter af virksomhedens personalejuridiske dokumenter.